俄罗斯（叶卡捷琳堡）、日本（大阪）、阿塞拜疆（巴库）和法国（大巴黎）已向国际展览局（BIE）提交了2025年世博会申办文件。至此，上述四个候选国进入了申办流程的项目审查阶段。

　　申办文件是详细介绍世博项目的综合性文件。这些文件将寄送给国展局全部170个成员国代表，其中概述了候选国的世博愿景，包括园区、主题以及预计留下的知识和物质遗产。该文件同时还对访客人数、融资及参展成本进行了预测。

　　国展局成员国代表将认真审视申办文件内容，以此评估其对各世博项目的兴趣。在2018年11月举行的国展局第164次全体大会上，各成员国将以申办文件、国展局考察团报告和候选国展示为依据，选出2025年世博会的主办国。

　　在2018年初派出考察团前，国展局将于项目审查阶段检查各候选国的申办文件，来评估每个世博项目的可行性与可操作性。

　　国展局副秘书长迪米特里·克肯策斯（Dimitri Kerkentzes）表示：“申办文件是世博项目的基石，能够帮助国展局及其成员国了解拟设活动的总体概况，包括从园区规划、主题开发到世博遗产的各个阶段，并为主办国实施其计划提供详细的蓝图。”

　　俄罗斯申办计划：2025年5月2日至11月2日期间于叶卡捷琳堡市举办世博会，主题为“创新与品质生活改变世界”。

　　日本申办计划：2025年5月3日至11月3日期间于大阪举办世博会，主题为“为我们的生命而设计未来社会”。

　　阿塞拜疆申办计划：2025年5月10日至11月10日期间于巴库举办世博会，主题为“人类资产”。

　　法国申办计划：2025年5月1日至10月31日期间于大巴黎举办世博会，主题为“分享知识，关注星球”。